C185 - Convention (n° 185) sur les pièces d'identité des gens de mer (révisée), 2003, telle qu'amendée

Annexe I

Modèle pour la pièce d'identité des gens de mer

1. Sous réserve des exigences impératives de l’article 3 de la présente convention, la pièce d’identité des gens de mer (PIM), dont la forme et la teneur sont exposées ci-après, est conforme – en ce qui concerne les matières utilisées pour sa fabrication et la présentation et le stockage des données qu’elle contient – aux prescriptions obligatoires pour les documents de voyage énoncées dans le document 9303 de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) relatif aux documents de voyage lisibles par machine, étant dûment tenu compte de toute recommandation ou orientation figurant dans ledit document.

2. L’expression «document  9303» désigne le texte tel que publié par l’OACI dans sa septième édition (2015), et tel qu’il pourra être amendé par la suite conformément aux procédures de l’OACI en la matière. Les références dans la présente annexe à des dispositions particulières du document 9303 visent la septième édition de ce document, mais s’entendront également comme renvoyant aux dispositions correspondantes de toute édition ultérieure. Le Directeur général du Bureau international du Travail pourra périodiquement, sur demande du Conseil d’administration, élaborer des orientations à l’intention des Membres concernant des dispositions particulières du document 9303 devant être prises en compte.

3. La PIM est une pièce d’identité électronique lisible à la machine ayant les caractéristiques physiques énoncées dans la section 2 de la partie 3 du document 9303 relative aux spécifications communes à tous les documents de voyage lisibles à la machine. L’impression et les polices de caractère utilisées dans la zone d’inspection visuelle et la zone de lecture automatique sont conformes aux spécifications respectives des sections 3 et 4 de la partie 3 du document 9303.

4. La PIM contient un circuit intégré sans contact d’une capacité de stockage de données d’au moins 32 kilo-octets, et les données sont encodées et signées numériquement conformément aux parties 9, 10, 11 et 12 du document 9303. Le circuit intégré sans contact répond à toutes les exigences de la structure de données logique (SDL) exposées dans la partie 10 du document 9303, mais contient uniquement les éléments de données qui y sont indiqués comme obligatoires. La confidentialité des données relatives aux gens de mer stockées dans le circuit intégré sans contact est protégée par un mécanisme de contrôle de l’accès à la puce conforme aux prescriptions de la partie 11 du document 9303. Les données stockées dans la SDL se limitent aux métadonnées et aux fichiers nécessaires à l’utilisation de la puce et de ses éléments de sécurité, ainsi qu’aux éléments de données suivants, qui sont déjà visibles et qui peuvent donc faire l’objet d’un examen visuel, dans les zones d’inspection visuelle et de lecture automatique de la PIM:

• a) dans le groupe de données  1 de la SDL: une reproduction des données de la zone de lecture automatique mentionnées ci-après;
• b) dans le groupe de données 2 de la SDL: la représentation biométrique exigée au paragraphe 8 de l’article 3 de la présente convention, qui est conforme à la partie 9 du document 9303 concernant l’image faciale comme élément biométrique principal. L’image faciale du marin est une copie de la photographie mentionnée au paragraphe o) ci-après, mais compressée en un fichier de 15 à 20 kilooctets;
• c) l’objet de sécurité du document qui est nécessaire pour valider l’intégrité des données stockées dans la SDL en utilisant l’infrastructure à clés publiques de l’OACI définie dans la partie 12 du document 9303.

5. La PIM est protégée des altérations, des substitutions de photographie ou de toute autre manipulation frauduleuse par le respect des exigences de la partie  2 du document  9303 concernant les spécifications pour la sécurité de la conception, de la fabrication et de la délivrance des documents de voyage lisibles à la machine. Elle est protégée par au moins trois des éléments de sécurité physique figurant sur la liste de l’annexe A de la partie 2 du document 9303. Des exemples de tels éléments de sécurité physique sont:

• - éléments optiquement variables (Note 1) dans le support ou le laminat de la pièce d’identité;
• - éléments tactiles (Note 2) dans le support de la pièce d’identité;
• - éléments de perforation laser (Note 3) dans le support;
• - motif de guillochis en deux tons (Note 4) à l’arrière-plan de la pièce d’identité;
• - texte micro-imprimé (Note 5) à l’arrière-plan du document;
• - encre fluorescente sous lumière ultraviolette;
• - encre à propriétés optiquement variables;
• - image stéganographique (Note 6) incorporée à la pièce d’identité.

6. Les éléments de données devant figurer dans la pièce d’identité, ainsi que leur emplacement au sein des différentes zones décrites dans le document 9303, sont indiqués ci-après, la PIM ne devant contenir aucune autre information:

• a) Etat émetteur: nom complet dans la zone I, sans dénomination du champ;
• b) catégorie de document: «PIM» dans la zone I, sans dénomination du champ;
• c) symbole indiquant la présence d’une puce électronique décrit dans la section 2.3 de la partie 9 du document 9303: dans la zone I, sans dénomination du champ;
• d) nom complet du marin, tel que défini dans le document  9303, en un champ unique indiquant l’identifiant primaire, suivi d’une virgule, puis d’un espace, puis de l’identifiant secondaire: dans la zone II, avec dénomination du champ;
• e) sexe du marin indiqué par la lettre «F» pour féminin, «M» pour masculin ou «X» pour non précisé: dans la zone II, avec dénomination du champ;
• f) nationalité du marin selon le code des noms de pays à trois lettres de l’Organisation internationale de normalisation, conformément à la section 5 de la partie 3 du document 9303: dans la zone II, avec dénomination du champ;
• g) date de naissance du marin, au format JJbMMbAAAA, le symbole «b» désignant un seul espace vide (par exemple, 23 03 1982): dans la zone II, avec dénomination du champ;
• h) lieu de naissance du marin: dans la zone II, avec dénomination du champ;
• i) tout signe physique particulier pouvant faciliter l’identification du marin: dans la zone  II, avec dénomination du champ. Si l’autorité de délivrance décide de n’enregistrer aucun signe distinctif, ou si le marin n’en a pas, ce champ comporte l’une des mentions suivantes: «Aucun», «None» ou «Ninguna»;
• j) numéro unique de document attribué à la PIM par l’autorité qui la délivre, ne comportant pas plus de neuf caractères: dans la zone I pour les documents de format TD3, avec dénomination du champ, ou dans la zone  III pour les documents de format TD1 ou TD2, avec dénomination du champ;
• k) date de délivrance de la PIM, au format JJbMMbAAAA, le symbole «b» désignant un seul espace vide (par exemple, 31 05 2014): dans la zone III, avec dénomination du champ;
• l) date d’expiration de la PIM, au format JJbMMbAAAA, le symbole «b» désignant un seul espace vide (par exemple, 31 05 2019): dans la zone III, avec dénomination du champ;
• m) lieu de délivrance de la PIM: dans la zone III, avec dénomination du champ;
• n) signature ou marque habituelle du marin: dans la zone IV, sans dénomination du champ;
• o) photographie du marin, conforme aux spécifications énoncées dans la partie 3 du document 9303: dans la zone V, sans dénomination du champ;
• p) la mention ci-après indiquée, en français, anglais ou espagnol, dans la zone VI, sans dénomination du champ: «Le présent document est une pièce d’identité des gens de mer aux fins de la convention sur les pièces d’identité des gens de mer (révisée), 2003, de l’Organisation internationale du Travail. Le présent document est un document autonome et n’est pas un passeport.»;
• q) nom de l’autorité de délivrance et coordonnées (numéro de téléphone y compris l’indicatif du pays, ou URL du site Internet, ou les deux) du centre permanent désigné en vertu du paragraphe  4 de l’article 4 de la présente convention: dans la zone VI, avec en français, anglais ou espagnol la dénomination de champ suivante: «Coordonnées de l’autorité de délivrance»;
• r) zone de lecture automatique imprimée dans la zone VII selon les spécifications de la section 4 de la partie 3 du document 9303, contenant tous les éléments de données obligatoires indiqués à la section 4.2 de la partie 4 (pour le format TD3), de la partie 5 (pour le format TD1) ou de la partie 6 (pour le format TD2). Les deux premiers caractères de la ligne supérieure lisible à la machine sont «IS» pour le format TD1 ou TD2, ou «PM» pour le format TD3.

7. Les éléments de données supplémentaires suivants sont contenus dans les seuls documents de format TD3:

• a) code de document: les lettres «PM» dans la zone I, avec dénomination de champ;
• b) Etat émetteur selon le code des noms de pays à trois lettres de l’Organisation internationale de normalisation, conformément à la section 5 de la partie 3 du document 9303: dans la zone I, avec dénomination du champ;
• c) nom de l’autorité de délivrance: dans la zone III, avec dénomination du champ.

Annexe II

Base de données électronique

Les renseignements à fournir pour chaque enregistrement dans la base de données électronique que tout Membre doit tenir à jour conformément aux paragraphes 1, 2, 6 et 7 de l’article 4 de la présente convention doivent se limiter aux éléments suivants:

Section 1

1. 1. 1. Etat émetteur tel qu’indiqué dans la zone d’inspection visuelle de la pièce d’identité du marin (PIM).
2. 2. Nom en entier du marin tel qu’inscrit dans la zone d’inspection visuelle de la PIM.
3. 3. Numéro unique de document à neuf caractères attribué à la PIM.
4. 4. Date d’expiration, de suspension ou de retrait de la PIM, indiquée au format JJbMMbAAAA, le symbole «b» désignant un seul espace vide (par exemple, 31 05 2019).

Section 2

1. 1. Image faciale compressée du marin telle que stockée dans le circuit intégré sans contact de la PIM.
2. 2. Photographie du marin telle qu’imprimée dans la zone d’inspection visuelle de la PIM.
3. 3. Précisions sur toutes les demandes de renseignements effectuées concernant la PIM.

Annexe III

Prescriptions et procédures et pratiques recommandées concernant la délivrance des pièces d'identité des gens de mer

La présente annexe expose les prescriptions minimales concernant les procédures qui doivent être adoptées par chaque Membre, conformément à l’article 5 de la présente convention, pour la délivrance de pièces d’identité des gens de mer (PIM), y compris les procédures de contrôle de qualité.

La Partie A donne la liste des résultats obligatoires que chaque Membre doit obtenir au minimum après la mise en place d’un système de délivrance des PIM.

La Partie B recommande les procédures et les pratiques permettant d’atteindre ces résultats. Les Membres doivent en tenir pleinement compte, mais elle n’est pas obligatoire.

Nonobstant ce qui précède, chaque Membre doit respecter l’ensemble des prescriptions obligatoires pertinentes du document 9303 de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI). L’expression «document 9303» désigne le texte tel que publié par l’OACI dans sa septième édition (2015), et tel qu’il pourra être amendé par la suite conformément aux procédures de l’OACI en la matière. Les Membres doivent aussi tenir pleinement compte des recommandations ou orientations pertinentes contenues dans le document 9303, en particulier dans la partie 2 de ce document et dans ses annexes.

Partie A. Résultats obligatoires

1. 1. Fabrication et livraison des PIM vierges

Des procédés et des procédures sont mis en place pour garantir la sécurité nécessaire à la fabrication et à la livraison de PIM vierges, notamment les éléments suivants:

• a) toutes les PIM vierges sont de qualité uniforme et satisfont aux spécifications du point de vue de la teneur et de la forme précisées dans l'annexe I;
• b) les matières utilisées pour la fabrication des pièces sont protégées et contrôlées;
• c) les PIM vierges sont protégées, contrôlées, identifiées et leur statut est suivi tout au long des processus de fabrication et de livraison;
• d) les fabricants disposent des moyens de remplir correctement leurs obligations en rapport avec la fabrication et la livraison des PIM vierges;
• e) le transport des PIM vierges du fabricant à l'autorité chargée de délivrer les pièces est sécurisé.

1. 2. Garde et manipulation des PIM vierges ou remplies, et responsabilité de ces pièces

Des procédés et des procédures sont mis en place pour garantir la sécurité nécessaire à la garde et à la manipulation des PIM vierges ou remplies ainsi qu'à la responsabilité de ces pièces, notamment les éléments suivants:

• a) la garde et la manipulation des PIM vierges ou remplies sont contrôlées par l'autorité chargée de les délivrer;
• b) les PIM vierges, remplies ou annulées, notamment celles qui servent de spécimens, sont protégées, contrôlées, identifiées et leur statut est suivi;
• c) le personnel associé à ce procédé remplit les critères de fiabilité, d'honnêteté et de loyauté qu'exige leur emploi et il reçoit une formation appropriée;
• d) la répartition des responsabilités entre les fonctionnaires habilités a pour objet d'empêcher la délivrance de PIM non autorisées.

1. 3. Traitement des demandes; suspension ou retrait des PIM; procédures de recours

Des procédés et des procédures sont mis en place pour garantir la sécurité nécessaire au traitement des demandes, à l'établissement à partir de PIM vierges de PIM personnalisées par l'autorité et l'unité en charge de les établir, et à leur remise, notamment:

• a) des procédés de vérification et d'approbation garantissant que, lors de la première demande ou du renouvellement, les pièces sont délivrées uniquement sur la base des éléments suivants:
• • i) demandes contenant toutes les informations requises à l'annexe I;
  • ii) preuve d'identité du requérant conformément aux lois et pratiques de l'Etat qui délivre la pièce;
  • (iii) preuve de la nationalité ou de la résidence permanente;
  • iv) preuve que le requérant est un marin au sens de l'article 1;
  • v) garantie qu'une seule PIM est délivrée aux requérants, en particulier à ceux qui ont plusieurs nationalités ou un statut de résident permanent;
  • vi) vérification que le requérant ne constitue pas une menace pour la sûreté, en respectant dûment les droits et les libertés fondamentaux énoncés dans les instruments internationaux;
• b) le procédé assure que:
• • i) les renseignements correspondant à chaque point de l'annexe II sont saisis dans la base de données au moment où est délivrée la PIM;
  • ii) les données, la photographie, la signature et les caractéristiques biométriques du requérant correspondent à celui-ci;
  • iii) les données, la photographie, la signature et les caractéristiques biométriques du requérant se rapportent à la demande de pièce tout au long du traitement, de la délivrance et de la remise de la PIM;
• c) lorsqu'une PIM est suspendue ou retirée, des mesures doivent être prises rapidement pour actualiser la base de données;
• d) un système de prolongation ou de renouvellement est mis en place pour répondre aux situations où le marin a besoin d'une prolongation ou d'un renouvellement de sa PIM ou aux situations de perte de PIM;
• e) les circonstances dans lesquelles une PIM peut être suspendue ou retirée sont déterminées en consultation avec les organisations d'armateurs et de gens de mer;
• f) des procédures de recours efficaces et transparentes sont mises en place.

1. 4. Exploitation, sécurisation et actualisation de la base de données

Des procédés et des procédures sont mis en place pour garantir la sécurité nécessaire à l'exploitation et à l'actualisation de la base de données, notamment les éléments suivants:

• a) la base de données est à l'abri de toute altération et de tout accès non autorisé;
• b) les données sont à jour, protégées contre toute perte d'informations, et peuvent être consultées à tout moment par l'intermédiaire du centre permanent;
• c) les bases de données ne sont pas ajoutées à d'autres bases de données, ni copiées, reliées ou encore reproduites; les renseignements contenus dans la base de données ne sont pas utilisés à des fins autres que l'authentification de l'identité du marin;
• d) les droits de la personne sont respectés, notamment:
• • i) le droit au respect de la vie privée lors de la collecte, du stockage, de la manipulation et de la communication des données;
  • ii) le droit d'accès aux données la concernant et à faire corriger en temps utile toute erreur.

1. 5. Contrôle de la qualité des procédures et évaluations périodiques
2. • a) Des procédés et des procédures sont mis en place pour garantir la sécurité nécessaire à travers le contrôle de la qualité des procédures et des évaluations périodiques, notamment la surveillance des procédés pour garantir que les normes de performance sont satisfaites en ce qui concerne:
   • • i) la fabrication et la livraison des PIM vierges;
     • ii) la garde et la manipulation des PIM vierges, annulées et personnalisées et la responsabilité de ces pièces;
     • iii) le traitement des demandes, l'établissement à partir de PIM vierges de PIM personnalisées par l'autorité et l'unité en charge de les établir et de les remettre;
     • iv) l'exploitation, la sécurisation et l'actualisation de la base de données;
   • b) des contrôles sont effectués périodiquement pour vérifier la fiabilité du système de délivrance et des procédures, ainsi que leur conformité aux prescriptions de la présente convention;
   • c) des procédures sont mises en place pour protéger la confidentialité des données figurant dans les rapports d'évaluation périodique envoyés par d'autres Membres ayant ratifié la présente convention.

Partie B. Procédures et pratiques recommandées

1. 1. Fabrication et livraison de PIM vierges
2. • 1.1. Par souci de la sécurité et de l'uniformité des PIM, l'autorité compétente devrait choisir une source efficace pour la fabrication des pièces vierges qui seront délivrées par le Membre concerné.
   • 1.2. Si les pièces vierges sont fabriquées dans les locaux de l'autorité chargée de délivrer les PIM, les dispositions de la section 2.2. ci-après s'appliquent.
   • 1.3. Si une entreprise extérieure est choisie, l'autorité compétente devrait:
   • • 1.3.1. vérifier que cette entreprise présente toutes les garanties d'intégrité, de stabilité financière et de fiabilité;
     • 1.3.2. exiger de l'entreprise de désigner tous les salariés qui participeront à la production des pièces vierges;
     • 1.3.3. exiger de l'entreprise de lui fournir la preuve de l'existence dans ses locaux de systèmes adéquats garantissant la fiabilité, l'honnêteté et la loyauté des salariés désignés, et de l'assurer qu'elle offre à chacun d'entre eux des moyens de subsistance adéquats ainsi qu'une sécurité d'emploi appropriée;
     • 1.3.4. conclure un contrat écrit avec l'entreprise qui, sans préjudice des responsabilités propres à l'autorité en ce qui concerne les PIM, devrait en particulier établir les spécifications et instructions mentionnées à la section 1.5 ci-dessous et exiger de l'entreprise:
     • • 1.3.4.1. de veiller à ce que seuls les salariés désignés, tenus à une stricte obligation de confidentialité, participent à la fabrication des pièces vierges;
       • 1.3.4.2. de prendre toutes mesures de sécurité nécessaires pour le transport des pièces vierges, depuis ses locaux jusqu'aux locaux de l'autorité qui délivre les PIM. Cette autorité ne peut être dégagée de sa responsabilité au motif qu'elle n'a pas été négligente dans ce domaine;
       • 1.3.4.3. d'accompagner chaque envoi d'un relevé précis de son contenu; ce relevé devrait spécifier en particulier les numéros de référence des PIM de chaque lot;
     • 1.3.5. veiller à ce que le contrat comporte une clause prévoyant de poursuivre son exécution au cas où l'entrepreneur retenu ne pourrait la mener à bien;
     • 1.3.6. vérifier, avant la signature du contrat, que l'entreprise a les moyens d'honorer comme il convient toutes les obligations ci-dessus.
   • 1.4. Si les pièces vierges sont fournies par une autorité ou une entreprise située hors du territoire de l'Etat Membre, l'autorité compétente de celui-ci peut mandater une autorité appropriée du pays étranger pour qu'elle s'assure que les prescriptions recommandées dans la présente section soient respectées.
   • 1.5. L'autorité compétente devrait notamment:
   • • 1.5.1. établir des spécifications détaillées pour toutes les matières à utiliser pour la fabrication des pièces vierges; ces matières devraient être conformes aux spécifications générales indiquées à l'annexe I de la convention;
     • 1.5.2. établir des spécifications précises concernant la forme et le contenu des pièces vierges, tel qu'indiqué à l'annexe I;
     • 1.5.3. veiller à ce que les spécifications assurent l'uniformité de l'impression des pièces vierges si différentes imprimantes sont utilisées par la suite pour l'impression;
     • 1.5.4. donner des instructions claires pour la production d'un numéro unique de document à imprimer sur chaque pièce vierge de manière séquentielle, conformément à l'annexe I;
     • 1.5.5. établir des spécifications précises régissant la garde de toutes les matières durant le processus de fabrication.
3. 2. Garde et manipulation des PIM vierges ou remplies, et responsabilité à l'égard de ces pièces
4. • 2.1. Toutes les opérations relatives au processus de délivrance (notamment la garde des pièces vierges, des pièces annulées ou des pièces remplies, des matières et matériels utilisés pour les remplir, le traitement des demandes, la délivrance des PIM, le maintien et la sécurité des bases de données) devraient être effectuées sous le contrôle direct de l'autorité qui délivre les PIM.
   • 2.2. L'autorité qui délivre les PIM devrait procéder à une évaluation de tous les fonctionnaires participant au processus de délivrance en établissant, pour chacun d'entre eux, un dossier relatif à leur fiabilité, à leur honnêteté et à leur loyauté.
   • 2.3. L'autorité qui délivre les PIM devrait veiller à ce que les fonctionnaires participant au processus de délivrance ne soient pas membres de la même famille proche.
   • 2.4. Les responsabilités individuelles des fonctionnaires participant au processus de délivrance devraient être définies comme il convient par l'autorité qui délivre les PIM.
   • 2.5. Aucun fonctionnaire ne devrait être seul chargé de toutes les opérations requises pour le traitement d'une demande de PIM et la préparation correspondante. Le fonctionnaire qui transmet les demandes au fonctionnaire chargé de délivrer les PIM ne devrait pas participer au processus de délivrance. Il faudrait qu'il y ait une rotation parmi les fonctionnaires assignés aux différentes tâches que comportent le traitement des demandes et la délivrance des PIM.
   • 2.6. L'autorité qui délivre les PIM devrait établir des règles internes assurant que:
   • • 2.6.1. les pièces vierges sont conservées en lieu sûr et fournies uniquement pour répondre aux besoins quotidiens prévus et seulement aux fonctionnaires chargés de les personnaliser ou à tout autre fonctionnaire spécialement autorisé, et que les pièces vierges excédentaires sont retournées à la fin de chaque journée. Il devrait être entendu que les mesures visant à conserver les PIM en lieu sûr comportent des mécanismes permettant d'empêcher un accès non autorisé et de détecter les intrus;
     • 2.6.2. toute pièce vierge utilisée comme spécimen doit être neutralisée et porter la mention correspondante;
     • 2.6.3. un registre faisant le point sur le statut des PIM vierges et des PIM personnalisées qui n'ont pas été délivrées, et identifiant également les PIM mises à l'abri ou en possession de tel ou tel fonctionnaire, est quotidiennement mis à jour et conservé en lieu sûr; ce registre devrait être tenu par un fonctionnaire qui ne participe pas à la manipulation des pièces vierges ni de celles qui n'ont pas encore été délivrées;
     • 2.6.4. personne ne devrait avoir accès aux pièces vierges ni aux matières et matériels utilisés pour les personnaliser, en dehors des fonctionnaires chargés de remplir les pièces vierges ou de tout autre fonctionnaire spécialement autorisé;
     • 2.6.5. chaque PIM personnalisée est gardée en lieu sûr et n'est remise qu'au fonctionnaire chargé de la délivrer ou à tout autre fonctionnaire spécialement autorisé.
     • • 2.6.5.1. Les fonctionnaires spécialement autorisés ne devraient être que:
       • • a) des personnes ayant une autorisation écrite du directeur de l'autorité ou de toute autre personne représentant officiellement le directeur;
         • b) le contrôleur mentionné à la section 5 ci-après et les personnes désignées pour effectuer une vérification ou tout autre contrôle.
     • 2.6.6. Il est strictement interdit aux fonctionnaires de participer au processus de délivrance d'une PIM demandée par un membre de leur famille ou par un ami proche.
     • 2.6.7. Tout vol ou tentative de vol de pièces, de matières ou de matériels utilisés pour les personnaliser devrait être signalé sans retard à la police pour qu'elle fasse une enquête.
   • 2.7. En cas d'erreur dans le processus de délivrance, la PIM concernée ne pourra être ni corrigée ni délivrée et sera donc invalidée.
5. 3. Traitement des demandes; suspension ou retrait des PIM; procédures de recours
6. • 3.1. L'autorité qui délivre les PIM devrait s'assurer que tous les fonctionnaires ayant une responsabilité dans l'examen des demandes de PIM ont reçu la formation adéquate pour détecter les fraudes ainsi que pour utiliser l'informatique.
   • 3.2. L'autorité qui délivre les PIM devrait établir des règles garantissant qu'elles ne sont délivrées que sur la base d'une demande remplie et signée par le marin concerné, d'une preuve de son identité, de sa nationalité ou de sa résidence permanente, ainsi que de sa qualité de marin.
   • 3.3. La demande devrait contenir toutes les informations obligatoires d'après l'annexe I de la présente convention. Le formulaire de demande devrait prier les requérants de noter qu'ils seront passibles de poursuites et de sanctions pénales s'ils font sciemment de fausses déclarations.
   • 3.4. Quand une PIM est demandée pour la première fois et chaque fois que cela est jugé nécessaire par la suite à l'occasion d'un renouvellement:
   • • 3.4.1. la demande, remplie mais non signée, devrait être présentée par le requérant en personne à un fonctionnaire désigné par l'autorité chargée de délivrer les PIM;
     • 3.4.2. une photographie numérique ou originale et les données biométriques du requérant devraient être prises sous le contrôle du fonctionnaire désigné;
     • 3.4.3. la demande devrait être signée en présence du fonctionnaire désigné;
     • 3.4.4. la demande devrait ensuite être transmise par le fonctionnaire désigné directement à l'autorité chargée de délivrer les PIM pour traitement.
   • 3.5. L'autorité chargée de délivrer les PIM devrait adopter des mesures appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité de la photographie numérique ou originale et des données biométriques.
   • 3.6. La preuve de l'identité fournie par le requérant devrait être conforme à la législation et à la pratique en vigueur dans l'Etat Membre qui délivre la PIM. Cette preuve pourrait prendre la forme d'une photographie récente du requérant, certifiée ressemblante par l'armateur ou le capitaine du navire ou un autre de ses employeurs, ou encore par le directeur de son établissement de formation.
   • 3.7. Le passeport du requérant ou un certificat d'admission en tant que résident permanent servira normalement de preuve de sa nationalité ou de sa résidence permanente.
   • 3.8. Les requérants devraient être invités à déclarer toute autre nationalité qu'ils possèdent et à affirmer qu'ils n'ont pas reçu ou demandé de PIM à un quelconque autre Membre.
   • 3.9. Le requérant ne devrait pas recevoir de PIM s'il en possède déjà une.
   • • 3.9.1. Un système de renouvellement prématuré devrait s'appliquer lorsqu'un marin sait à l'avance que, compte tenu de la période de son service, il ne sera pas en mesure de présenter sa demande de renouvellement à la date d'expiration.
     • 3.9.2. Un système de prolongation devrait s'appliquer lorsqu'une prolongation d'une PIM devient nécessaire en raison d'une prolongation imprévue de la période de service.
     • 3.9.3. Un système de remplacement devrait s'appliquer dans les cas de perte de PIM. Un document temporaire approprié peut être délivré.
   • 3.10. Pour prouver qu'il est un marin au sens de l'article 1 de la présente convention, le requérant devrait au moins présenter:
   • • 3.10.1. une ancienne PIM ou un livret maritime;
     • 3.10.2. un certificat de capacité, un brevet d'aptitude ou une preuve de toute autre formation appropriée;
     • 3.10.3. des preuves tout aussi convaincantes.
   • 3.11. Il faudrait trouver des preuves supplémentaires lorsque cela est souhaitable.
   • 3.12. Toutes les demandes devraient faire l'objet au minimum des vérifications suivantes par un fonctionnaire compétent de l'autorité qui délivre les PIM:
   • • 3.12.1. vérification que la demande est complète et ne fait apparaître aucune incohérence pouvant susciter des doutes quant à la véracité des déclarations;
     • 3.12.2. vérification que les renseignements et la signature correspondent à ceux qui figurent sur le passeport du requérant ou sur tout autre document fiable;
     • 3.12.3. vérification, auprès des autorités qui ont délivré le passeport ou auprès d'autres autorités compétentes, de l'authenticité du passeport ou des autres documents produits. S'il y a des raisons de douter de l'authenticité du passeport, l'original devrait être envoyé à l'autorité concernée. Dans les autres cas, une copie des pages pertinentes peut être envoyée;
     • 3.12.4. comparaison, le cas échéant, de la photographie fournie avec la photographie numérique mentionnée à la section 3.4.2 ci-dessus;
     • 3.12.5. vérification de l'authenticité apparente de la certification mentionnée à la section 3.6 ci-dessus;
     • 3.12.6. vérification que les preuves mentionnées ci-dessus à la section 3.10 confirment que le requérant est bien un marin;
     • 3.12.7. vérification, dans la base de données mentionnée à l'article 4 de la convention, en vue de s'assurer qu'une PIM n'a pas déjà été délivrée à une personne correspondant au requérant; si le requérant possède une ou éventuellement plusieurs nationalités ou un lieu de résidence permanente en dehors du pays dont il est ressortissant, les renseignements nécessaires devraient également être demandés aux autorités compétentes de l'un et l'autre des pays concernés;
     • 3.12.8. vérification, dans toute base de données nationale ou internationale pertinente à laquelle l'autorité qui délivre les PIM a accès, qu'une personne correspondant au requérant ne constitue pas un risque éventuel pour la sûreté.
   • 3.13. Le fonctionnaire auquel se réfère la section 3.12 ci-dessus devrait établir une note succincte pour le dossier indiquant les résultats de chacune de ces vérifications et appelant l'attention sur les faits qui conduisent à conclure que le requérant est un marin.
   • 3.14. Une fois pleinement vérifiée, la demande, accompagnée par les pièces justificatives produites et par la note versée au dossier, devrait être transmise au fonctionnaire chargé d'établir la PIM qui sera délivrée au requérant.
   • 3.15. La PIM complétée, accompagnée du dossier correspondant, devrait ensuite être transmise pour approbation à un fonctionnaire supérieur de l'autorité qui délivre les PIM.
   • 3.16. Le fonctionnaire supérieur ne devrait donner cette approbation que si, après au moins l'examen de la note figurant dans le dossier, il est convaincu que les procédures ont été correctement appliquées et que la délivrance de la PIM au requérant est justifiée.
   • 3.17. Cette approbation devrait être donnée par écrit et s'accompagner d'explications concernant tout aspect de la demande qui mérite une attention particulière.
   • 3.18. La PIM, accompagnée du passeport ou de tout autre document analogue, devrait être directement remise au requérant contre reçu ou lui être envoyée, ou encore, s'il en a exprimé le souhait,être adressée au capitaine du navire sur lequel il est engagé ou à son employeur, dans les deux cas par des moyens postaux fiables avec accusé de réception.
   • 3.19. Lorsqu'une PIM est remise au requérant, les renseignements mentionnés à l'annexe II de la convention devraient être entrés dans la base de données dont il est question à l'article 4 de la convention.
   • 3.20. Les règles de l'autorité qui délivre les PIM devraient préciser un délai maximal de réception après envoi. Si l'avis de réception n'est pas reçu dans ce délai et après notification du marin, une mention appropriée devrait être introduite dans la base de données, la PIM devrait être officiellement signalée comme perdue et le marin informé.
   • 3.21. Toutes les annotations, notamment les notes (mentionnées à la section 3.13 ci-dessus) et les explications mentionnées à la section 3.17, devraient être conservées en lieu sûr pendant la période de validité de la PIM et pendant trois ans après son expiration. Ces annotations et explications mentionnées à la section 3.17 devraient être enregistrées dans une base de données interne distincte et rendues accessibles: a) aux personnes en charge de la surveillance des opérations; b) aux fonctionnaires en charge de l'examen des demandes de PIM; et c) pour les besoins de la formation.
   • 3.22. Lorsque des informations laissent entendre qu'une PIM a été délivrée incorrectement ou que les conditions de sa délivrance ne sont plus remplies, ceci devrait être rapidement notifié à l'autorité qui délivre les pièces afin que la pièce soit retirée dans les plus brefs délais.
   • 3.23. Lorsque la PIM est suspendue ou retirée, l'autorité devrait actualiser immédiatement sa base de données pour signaler que cette PIM n'est plus reconnue.
   • 3.24. Si une demande de PIM est refusée ou qu'une décision de la suspendre ou de la retirer est prise, le requérant devrait être informé par voie officielle de son droit de recours et être tenu pleinement au courant des raisons de cette décision.
   • 3.25. Les procédures de recours devraient être aussi rapides que possible et compatibles avec la nécessité d'un examen équitable et complet.
7. 4. Exploitation, sécurisation et actualisation de la base de données
8. • 4.1. L'autorité qui délivre les PIM devrait adopter des mesures appropriées et des règles nécessaires pour appliquer l'article 4 de la présente convention et notamment pour garantir:
   • • 4.1.1. la mise à disposition 24 heures sur 24, sept jours sur sept, d'un centre permanent ou d'un accès électronique, conformément aux paragraphes 4, 5 et 6 de l'article 4 de la présente convention;
     • 4.1.2. la sécurité de la base de données;
     • 4.1.3. le respect des droits de la personne lors du stockage, du traitement et de la communication des données;
     • 4.1.4. le respect du droit du marin à vérifier l'exactitude des données le concernant et de les faire corriger, en temps utile, si elles contiennent des erreurs.
   • 4.2. L'autorité qui délivre les PIM devrait établir des procédures appropriées pour protéger la base de données, notamment:
   • • 4.2.1. obligation de faire régulièrement des copies de la base, qui seront conservées sur des supports tenus en lieu sûr, hors des locaux de l'autorité qui délivre les PIM;
     • 4.2.2. permission aux seuls fonctionnaires spécialement autorisés d'avoir accès à une entrée saisie dans la base de données ou d'y apporter un changement une fois que cette entrée a été confirmée par le fonctionnaire qui l'a saisie.
9. 5. Contrôle de la qualité des procédures et évaluations périodiques
10. • 5.1. L'autorité qui délivre les PIM devrait désigner comme contrôleur un fonctionnaire supérieur dont l'intégrité, la loyauté et la fiabilité sont reconnues et qui ne participe pas à la garde ou à la manipulation des PIM, pour:
    • • 5.1.1. contrôler en permanence la mise en oeuvre de ces prescriptions minimales;
      • 5.1.2. appeler immédiatement l'attention sur tout manquement s'y rapportant;
      • 5.1.3. donner au directeur et aux fonctionnaires concernés des avis sur les améliorations de la procédure de délivrance des PIM;
      • 5.1.4. soumettre à la direction un rapport concernant les contrôles de qualité effectués sur les points ci-dessus. Le contrôleur devrait être si possible familiarisé avec les opérations à contrôler.
    • 5.2. Le contrôleur devrait faire directement rapport au directeur de l'autorité qui délivre les PIM.
    • 5.3. Tous les fonctionnaires attachés à l'autorité qui délivre les PIM, notamment le directeur, ont l'obligation de fournir au contrôleur tous les documents ou renseignements que celui-ci juge utiles pour l'accomplissement de sa tâche.
    • 5.4. L'autorité qui délivre les PIM devrait prendre les dispositions appropriées pour que les fonctionnaires puissent librement parler au contrôleur sans crainte de subir des conséquences.
    • 5.5. Le mandat du contrôleur devrait accorder une attention particulière aux tâches suivantes:
    • • 5.5.1. vérifier que les ressources, les locaux, le matériel et le personnel sont suffisants pour une exécution efficace des fonctions de l'autorité qui délivre les PIM;
      • 5.5.2. veiller à ce que les mesures prises pour la garde en lieu sûr des pièces vierges ou remplies soient appropriées;
      • 5.5.3. veiller à ce que les règles, mesures ou procédures exigées par les sections 2.6, 3.2, 4 et 5.4 ci-dessus aient été adoptées;
      • 5.5.4. veiller à ce que ces règles et procédures ainsi que les mesures soient bien connues et comprises des fonctionnaires concernés;
      • 5.5.5. contrôler dans le détail et de façon aléatoire chaque activité effectuée pour le traitement des cas particuliers, y compris les annotations et dossiers s'y rapportant, depuis la réception de la demande jusqu'au terme de la procédure pour la délivrance de la PIM;
      • 5.5.6. vérifier l'efficacité des mesures de sécurité prises pour la garde des pièces vierges, des matières et des matériels;
      • 5.5.7. vérifier, si nécessaire avec l'aide d'un expert de confiance, la sécurité et la véracité des informations conservées sur un support électronique et veiller à ce que la règle de l'accès 24 heures sur 24, sept jours sur sept, soit bien respectée;
      • 5.5.8. enquêter sur tout rapport fiable faisant état de la possibilité de la délivrance illicite d'une PIM, d'une falsification ou encore de l'obtention frauduleuse d'une telle pièce, afin d'identifier toute mauvaise pratique interne ou défaut des systèmes ayant pu entraîner ou faciliter une délivrance illicite, une falsification ou une fraude;
      • 5.5.9. enquêter sur les plaintes alléguant un accès inadéquat aux renseignements contenus dans la base de données, compte tenu des exigences des paragraphes 2, 3 et 5 de l'article 4 de la convention, ou des erreurs dans ces indications;
      • 5.5.10. s'assurer que le directeur de l'autorité qui délivre les PIM prenne des mesures rapides et efficaces pour donner suite aux rapports identifiant les améliorations à apporter aux procédures de délivrance et les points faibles;
      • 5.5.11. conserver l'enregistrement des contrôles de qualité qui ont été effectués;
      • 5.5.12. veiller à ce que les évaluations par la direction des contrôles de qualité aient été effectuées et que l'enregistrement de ces évaluations soit conservé.
    • 5.6. Le directeur de l'autorité qui délivre les PIM devrait procéder à une évaluation périodique de la fiabilité du système et des procédures de délivrance ainsi que de leur conformité avec les prescriptions de la convention. Cette évaluation devrait tenir compte de ce qui suit:
    • • 5.6.1. résultats de tout contrôle du système et des procédures de délivrance;
      • 5.6.2. rapports et résultats d'enquêtes et autres indications concernant l'efficacité des mesures correctives prises à la suite des carences ou des manquements constatés en matière de sûreté;
      • 5.6.3. informations enregistrées sur les PIM délivrées, perdues, annulées ou abîmées;
      • 5.6.4. informations enregistrées concernant le fonctionnement du contrôle de qualité;
      • 5.6.5. informations enregistrées concernant les problèmes de fiabilité ou de sécurité de la base de données électronique, y compris les demandes de renseignements adressées à la base;
      • 5.6.6. effets des changements apportés au système et aux procédures de délivrance des PIM à la suite d'améliorations ou d'innovations technologiques concernant les procédures de délivrance;
      • 5.6.7. conclusions des contrôles effectués par la direction;
      • 5.6.8. contrôle des procédures en vue de garantir qu'elles soient appliquées conformément aux droits et aux principes fondamentaux au travail énoncés dans les instruments pertinents de l'OIT.
    • 5.7. Des procédés et procédures devraient être mis en place en vue d'empêcher toute divulgation non autorisée des rapports remis par d'autres Membres.
    • 5.8. L'ensemble des procédés et des procédures de contrôle devraient garantir que les techniques de fabrication et les pratiques en matière de sûreté, notamment les procédures d'inventaire, sont suffisantes pour répondre aux prescriptions de la présente annexe.

Note

1. 1 - Un élément optiquement variable est une image ou un élément dont l’apparence (couleur ou dessin) varie selon l’angle de vision ou d’éclairage.
2. 2 - Un élément tactile est un élément de la surface donnant au document un «toucher» particulier.
3. 3 - La perforation laser est un procédé utilisant le laser pour créer des chiffres, du texte ou des images par perforation du support.
4. 4 - Un guillochis est un motif en traits fins continus, habituellement généré par ordinateur et formant une image unique qu’il n’est possible de reproduire exactement qu’en accédant au matériel, au logiciel et aux paramètres utilisés pour créer le dessin d’origine.
5. 5 - Une micro-impression se compose de texte ou de symboles imprimés d’une taille inférieure à 0,25mm/0,7 point pica.
6. 6 - La stéganographie est l’utilisation d’une image ou d’une information encodée ou cachée au sein d’une image visuelle primaire.