GB.270/PFA/6 |
Commission du programme, du budget et de l'administration |
PFA |
SIXIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Amendements aux Règles de gestion financière
Responsabilité dans la gestion
1. Le principe selon lequel les fonctionnaires devraient être tenus de rendre des comptes en cas de négligence ou de fraude ayant des incidences financières a jusqu'ici été traité principalement dans le cadre des dispositions du Statut du personnel relatives aux services non satisfaisants ou aux mesures disciplinaires. Les Règles de gestion financière, abstraction faite de la mention selon laquelle les fonctionnaires sont tenus pour responsables de paiements irréguliers effectués par eux et de la disposition qui exige que les cas de fraude soient signalés au Directeur général, n'évoquent expressément l'obligation de rendre des comptes que dans le contexte de la perte de biens ou d'autres avoirs appartenant au Bureau. Les Règles disposent qu'il peut être exigé des fonctionnaires qu'ils remboursent, soit en partie, soit en totalité, le montant des pertes et que, le cas échéant, un Comité de contrôle des biens doit être nommé pour déterminer s'il y a lieu de considérer des fonctionnaires comme responsables des pertes et pour autoriser à en passer le montant par profits et pertes.
2. Avec la décentralisation accrue des responsabilités administratives et financières du siège vers les bureaux extérieurs et, au siège, vers les divers départements, il est indispensable que tout défaut mis à jour par les procédures de contrôle en place soit traité de manière structurée et systématique. Etant donné les limitations évoquées au paragraphe 1 ci-dessus, et comme un renforcement du contrôle et de la responsabilité dans la gestion des ressources s'impose, le Directeur général a décidé d'établir un comité pour une gestion responsable, qui lui fera rapport par l'intermédiaire du Trésorier et contrôleur des finances. Ce comité assumera les fonctions du Comité de contrôle des biens, mais son domaine de compétence sera plus vaste. Comme la désignation du Comité de contrôle des biens est prévue dans les Règles de gestion financière, et pour ne pas laisser de place au doute quant à la responsabilité financière des fonctionnaires non seulement à l'égard de la perte directe de biens ou d'avoirs mais aussi à l'égard des pertes financières causées par une fraude ou une négligence grave commise par eux, il est nécessaire d'amender les Règles de gestion financière.
3. L'article 40 du Règlement financier dispose que «les règles établies par le Directeur général pour l'application des dispositions du présent Règlement seront communiquées au Conseil d'administration pour approbation».
4. La Commission du programme, du budget et de l'administration souhaitera donc sans doute recommander au Conseil d'administration d'approuver les amendements aux Règles de gestion financière présentés dans l'annexe au présent document.
Genève, le 26 septembre 1997.
Point appelant une décision: paragraphe 4.
Annexe
Amendements aux Règles de gestion financière
(Les ajouts figurent en caractères gras; les suppressions sont signalées par des crochets)
VIII. GESTION DES FONDS
...
8.40 Perte de numéraire ou d'effets négociables, cas de fraude
Toute perte de numéraire ou d'effets négociables et tout cas de fraude, présomption de fraude ou de tentative de fraude doivent être signalés sur-le-champ au Trésorier, qui fera en sorte que les mesures appropriées soient prises à cet égard en application de la Règle [11.40] 13.10.
XI. BIENS
...
11.40 Traitement des cas de perte d'avoir,
de fraude ou de dette non recouvrée
(voir la Règle 13)
[a) Le chef du Service du budget et des finances peut autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de numéraire, de marchandises ou d'autres avoirs n'excédant pas, dans chaque cas, l'équivalent de 400 dollars si, à son avis, les frais à engager pour recouvrer les valeurs perdues doivent dépasser le montant à passer par profits et pertes, ou s'il est très improbable que le recouvrement puisse s'opérer.
b) Le Trésorier peut autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes excédant l'équivalent de 400 dollars. Un relevé de toutes les pertes d'un montant supérieur à 400 dollars qui sont passées par profits et pertes est soumis au Commissaire aux comptes avec les comptes qui s'y rapportent.
c) Le cas échéant, le Directeur général nomme un Comité de contrôle des biens qui, après enquête appropriée sur chaque cas, peut autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de numéraire, de marchandises ou d'autres avoirs.
d) Le Trésorier ou le Comité de contrôle des biens, selon les cas, détermine s'il y a lieu de considérer un fonctionnaire de l'Organisation comme responsable de la perte. Il peut être exigé de ce fonctionnaire qu'il rembourse le montant de la perte, soit en partie, soit en totalité, que la perte soit couverte ou non par une assurance.
e) Tout cas de fraude, de présomption de fraude ou de tentative de fraude doit être signalé au Directeur général par l'intermédiaire du Trésorier.
f) Les montants passés par profits et pertes et ultérieurement recouvrés après la clôture de l'exercice au cours duquel l'écriture par profits et pertes a été passée entrent dans la catégorie des recettes accessoires.]
XIII. RESPONSABILITE DANS LA GESTION
13.10 Tout cas de fraude, de présomption de fraude ou de tentative de fraude doit être signalé au Directeur général par l'intermédiaire du Trésorier. Toutes les précisions concernant de tels cas sont fournies au Commissaire aux comptes avec les comptes correspondants.
13.20 Sans préjudice de l'application du Statut du personnel, il peut être exigé des fonctionnaires qui, par suite d'une fraude ou d'une autre faute ou négligence grave, causent une perte financière ou d'une autre nature à l'OIT, qu'ils remboursent, en partie ou en totalité, le montant de la perte, qu'elle soit ou non couverte par une assurance.
13.30 Le Directeur général nomme un Comité pour une gestion responsable qui lui fait rapport par l'intermédiaire du Trésorier et contrôleur des finances. Le Trésorier soumet au comité, lorsque cela est approprié, les cas de fraude, de présomption de fraude et de tentative de fraude ainsi que les cas de malhonnêteté, de négligence ou de non-respect des procédures établies ou des directives du Bureau ayant entraîné ou ayant pu entraîner une perte financière ou d'une autre nature pour le Bureau ou une détérioration de ses biens. Le comité a pour fonctions, notamment, d'établir les faits, pour déterminer, le cas échéant, s'il y a lieu de considérer un fonctionnaire comme responsable de la perte, de formuler, lorsqu'il y a lieu, des recommandations concernant le remboursement, de déférer le cas à l'unité chargée des questions disciplinaires et d'autoriser la passation par profits et pertes du montant de la perte.
13.40 Le Comité pour une gestion responsable examine aussi les cas de non-respect persistant par un fonctionnaire des règles et procédures de gestion financière ou des recommandations du Commissaire aux comptes ou du Vérificateur intérieur des comptes qui ont été acceptées par le Bureau; il établit les faits lorsqu'il y a lieu, tout comme en vertu de la Règle 13.30, et il défère ces cas à l'unité chargée des questions disciplinaires.
13.50 Lorsque le montant d'une perte est évalué au plus à 400 dollars des Etats-Unis, le directeur du Département des services financiers peut en autoriser la passation par profits et pertes. Le Trésorier, ou le Comité pour une gestion responsable dans les cas qui lui sont soumis, peut autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes excédant l'équivalent de 400 dollars. Un relevé de toutes les pertes d'un montant supérieur à 400 dollars qui sont passées par profits et pertes est soumis au Commissaire aux comptes avec les comptes correspondants.
13.60 Le montant d'une perte peut être passé par profits et pertes si, de l'avis du fonctionnaire qui en donne l'autorisation ou du Comité pour une gestion responsable, les frais à engager pour recouvrer les valeurs perdues doivent dépasser le montant à passer par profits et pertes, ou s'il est très improbable que le recouvrement puisse s'opérer.
13.70 Les montants passés par profits et pertes et ultérieurement recouvrés après la clôture de l'exercice au cours duquel l'écriture par profits et pertes a été passée entrent dans la catégorie des recettes accessoires.
[XIII] XIV. VÉRIFICATION INTÉRIEURE DES COMPTES
Les Règles 13.10 a) et b) sont inchangées et deviennent, respectivement, les Règles 14.10 a) et b).