GB.273/PFA/8/1 |
||
Commission du programme, du budget et de l'administration |
PFA |
HUITIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR
Autres questions financières et questions générales
Suite donnée aux rapports du Corps commun d'inspection
1. A la 271e session du Conseil d'administration (mars 1998), la commission a pris note de l'intention du Directeur général(1) de présenter au Conseil d'administration à sa présente session, pour décision, les propositions du CCI tendant à introduire un nouveau système pour le suivi de ses rapports. Les propositions sont exposées à l'annexe I(2) du rapport annuel du CCI qui porte sur ses activités pour la période du 1er juillet 1996 au 30 juin 1997 et qui a été présenté à la commission en mars 1998. Ces propositions auraient de vastes répercussions sur les travaux du Conseil d'administration et sur les procédures suivies par l'Organisation concernant le traitement des rapports du Corps commun. Elles ont été soumises à la cinquième Commission de l'Assemblée générale en 1997 comme partie intégrante du rapport annuel du CCI. La cinquième Commission a renvoyé sa décision sur la question à sa session de 1998.
2. Le présent document examine les propositions du CCI et leurs conséquences pour le fonctionnement du Conseil d'administration, et indique les répercussions qu'elles pourraient avoir sur les activités connexes du Bureau et sur son budget, de même que certaines considérations d'ordre juridique. L'annexe II du présent document décrit succinctement les procédures suivies par l'OIT pour la préparation et le suivi des rapports du CCI.
Propositions du CCI
3. A la section B de l'annexe I de son rapport annuel, le CCI décrit les conditions nécessaires à un suivi efficace de ses rapports. Ces conditions s'articulent autour des mesures requises par le Corps commun lui-même, ainsi que par les chefs de secrétariat et les organes délibérants des organisations participantes.
Distribution des rapports du CCI
4. Le CCI propose, aux paragraphes 6 à 8 de l'annexe I de son rapport annuel, ce qui suit:
Dès réception des rapports, les chefs de secrétariat intéressés en font immédiatement distribuer des exemplaires, accompagnés ou non de leurs observations, aux Etats membres de leur organisation, ainsi qu'il est prévu au paragraphe 4 c) de l'article 11 du statut du Corps commun.
La mention faite dans la proposition de la condition prévue à l'article 11, paragraphe 4 c), du statut du CCI est exacte. Cependant, afin de réaliser des économies et de réduire le volume considérable des documents connexes, du fait en particulier que les Etats membres auront déjà obtenu par d'autres sources, comme l'Organisation des Nations Unies, les rapports du CCI intéressant l'ensemble du système, la pratique décidée en 1978(3) par le Conseil d'administration a été de mettre les rapports du CCI à la disposition des membres de la Commission du programme, du budget et de l'administration ou du Conseil d'administration qui en font la demande.
Examen des rapports thématiques du CCI
au titre des points pertinents de l'ordre du jour
du Conseil d'administration
5. La résolution 50/233 de l'Assemblée générale, mentionnée aux paragraphes 9 et 10 de l'annexe I du rapport annuel du CCI, prie les chefs de secrétariat de:
prendre les mesures voulues pour que les rapports thématiques du Corps commun figurent sous les points pertinents de l'ordre du jour des organes délibérants appropriés des organisations participantes.
Conformément au statut du CCI, les chefs de secrétariat doivent transmettre les rapports du CCI aux organes compétents de leur organisation. Selon la pratique établie, les rapports ayant trait aux questions de contrôle, de gestion, d'administration et autres préoccupations à l'échelle du Bureau ont été présentés, pour examen, à la Commission du programme, du budget et de l'administration, alors que les rapports portant sur la coopération technique ont été soumis à la Commission de la coopération technique.
Mesures concrètes que doit prendre le Conseil d'administration
pour appliquer chacune des recommandations
dans un rapport du CCI
6. Les propositions formulées, exposées aux paragraphes 11 et 12 de l'annexe I du rapport annuel du CCI, se réfèrent à la résolution 50/233 de l'Assemblée générale et sont rédigées dans les termes suivants:
Avec l'aide des chefs de secrétariat, les organes délibérants doivent planifier leur programme de travail de manière à pouvoir consacrer suffisamment de temps à l'examen rigoureux des rapports du Corps commun.
Les organes délibérants doivent prendre des mesures concrètes pour appliquer chacune des recommandations formulées dans le rapport pertinent du Corps commun, comme les y invite le paragraphe 8 de la résolution 50/233 de l'Assemblée générale, sans se contenter de prendre simplement acte du rapport dans son ensemble. Il s'agit là d'une condition nécessaire pour que les rapports du Corps commun aient un impact, étant donné le paragraphe 5 de l'article 5 du statut du CCI, qui stipule que les inspecteurs du Corps commun peuvent faire les recommandations qu'ils jugent nécessaires mais n'ont pas de pouvoir de décision.
L'article 11, paragraphe 4, du statut du CCI prévoit simplement la présentation sans délai du rapport du CCI aux organes compétents des organisations. La référence au paragraphe 5 de l'article 5 du statut du CCI est justifiable dans la mesure où le pouvoir de faire des recommandations pourrait signifier que les organisations devraient prendre une décision sur la mesure éventuelle dans laquelle la recommandation sera appliquée, et non se contenter de prendre acte d'une recommandation; or toute exigence de prendre «des mesures concrètes» semble aller au-delà des obligations qui incombent aux organisations en vertu du statut.
7. Conformément à la pratique établie et en vertu de l'article 11, paragraphe 4 e), du statut du Corps commun, les rapports du CCI sont soumis au Conseil d'administration pour examen dès lors que le CAC a publié ses observations en la matière. Ils sont assortis d'une note succincte d'accompagnement qui met en évidence les éléments marquants du rapport et comporte une liste complète de ses recommandations et, le cas échéant, les observations du Directeur général. Des exemplaires des rapports du CCI, de même que les observations du CAC, sont disponibles dans la salle de réunion de la commission pour consultation. Les membres de la commission peuvent, lorsqu'ils le jugent nécessaire, réagir et formuler des observations particulières sur ces rapports. Par la suite, le Conseil d'administration prend note des rapports du CCI et du résultat de leur examen à la commission. En général, cette procédure s'applique aux rapports dans leur ensemble ainsi qu'aux différentes recommandations qui y sont énoncées, suivant leur intérêt pour l'OIT. Il y a lieu de rappeler que le Conseil d'administration a examiné une centaine de rapports du CCI au cours des trente dernières années.
Mise en place d'un mécanisme de suivi
8. Les paragraphes 14 à 16 de l'annexe I du rapport annuel du CCI proposent la mise en place d'un mécanisme interne de suivi, qui permettrait au CCI de se tenir au courant de chacune des mesures prises en vue de l'examen de tel ou tel rapport par le Conseil d'administration, y compris les mesures prises ultérieurement par le Bureau. Le mécanisme de suivi du CCI tiendrait compte des nouvelles mesures et procédures susceptibles d'être introduites par les institutions participantes elles-mêmes.
9. Ce mécanisme est exposé en détail aux paragraphes 17 à 25 de l'annexe I du rapport annuel du CCI. Il prévoit une distribution multiple des rapports initiaux, des plans et des rapports d'application, une note explicative au sujet des recommandations qui n'ont pas été approuvées, des observations sur les observations, tous ces documents devant être traduits en plusieurs langues. Il recommande que des mesures régulières soient prises par le Conseil d'administration, ses membres et le Directeur général. Le CCI contrôlerait les mesures prises par les organisations concernant les rapports. On trouvera ci-après les principaux éléments du mécanisme proposé.
10. Le paragraphe 20 de l'annexe I du rapport annuel du CCI dispose que:
Les chefs de secrétariat des organisations participantes établiront, suivant un mode de présentation mis au point par le Corps commun, un tableau pour chaque rapport examiné à une session d'un organe délibérant, sur lequel seront indiqués: a) la recommandation; b) le service chargé de l'application; c) le responsable chargé de l'application; d) le calendrier d'application; e) les premiers effets de l'application.
L'introduction d'un mécanisme de suivi de cette nature, qui demanderait une augmentation considérable des ressources tant dans les organisations qu'au CCI, semble dépasser les procédures d'application qui pourraient être envisagées au regard du libellé actuel du statut du CCI.
11. Le paragraphe 23 de l'annexe I du rapport annuel du CCI contient la proposition suivante:
Conformément à l'article 12 du statut du Corps commun, les organes délibérants devront procéder à une vérification systématique de l'application des recommandations approuvées...
Or les termes «devront procéder à une vérification systématique» semblent restreindre le pouvoir donné à chaque organisation en matière de suivi dans le texte de l'article auquel se réfère le CCI, et qui est ainsi libellé (non souligné dans le texte):
Cette application peut faire l'objet de vérifications de la part des organes compétents des organisations...
Observations finales
12. La contribution de l'OIT au budget du CCI s'est élevée à 405 000 dollars E.-U. au cours de l'actuelle période biennale 1998-99. Les propositions ne donnent pas d'informations quant à leur incidence financière. Même si la mise en œuvre des propositions n'entraînait pas une augmentation du budget du CCI, les coûts directs et indirects pour l'OIT en seraient sans nul doute fortement accrus. Le Conseil d'administration et le personnel du Bureau devraient consacrer beaucoup plus de temps à cette question, ce qui rendrait la procédure plus onéreuse pour l'Organisation dans son ensemble. Les frais généraux connexes augmenteraient au moment où tout est mis en œuvre pour les modérer.
13. Vu que les propositions viennent compléter les procédures énoncées dans le statut du CCI et augmenteraient les obligations que le statut impose déjà aux organisations, le Bureau estime préférable que les propositions soient soumises à l'Assemblée générale des Nations Unies sous forme d'amendements concrets au statut. Si ces propositions étaient adoptées par l'Assemblée générale, conformément à l'article 21 du statut, il appartiendrait à chaque organisation de décider si elle les accepte ou non.
14. Eu égard aux considérations financières, administratives et juridiques énoncées ci-dessus, la commission voudra sans doute proposer au Conseil d'administration de décider de ne pas se prononcer à ce stade sur les propositions contenues dans le rapport annuel du CCI pour la période de juillet 1996 à juin 1997 et d'informer le CCI des raisons de cette décision.
15.Des exemplaires de la résolution 50/233 de l'Assemblée générale et du statut du CCI sont disponibles à la commission.
Genève, le 7 octobre 1998.
Point appelant une décision: paragraphe 14.
Annexe I
Rapport du Corps commun d'inspection
(document ONU)
A/52/34
Annexe II
Contribution de l'OIT à la préparation
et au suivi des rapports du CCI
1. Le Bureau de programmation et de gestion (PROGRAM) joue le rôle de point focal pour la coopération avec le CCI et fait appel aux contributions d'autres unités au siège et sur le terrain, selon le cas, suivant le thème et le champ d'application des rapports du CCI. L'OIT a participé au cours des trente dernières années à la préparation de la plupart des rapports que le CCI a publiés à l'échelle du système. Cette participation peut être considérable, en particulier s'il convient de préparer plus d'un rapport en même temps, ce qui exige la collecte et l'analyse d'un volume important de données et d'informations. Ces informations méritent souvent d'être entièrement reformulées pour répondre aux exigences du CCI. Actuellement, l'OIT contribue à la préparation de quatre rapports à l'échelle du système et du rapport propre à l'Organisation sur la gestion et l'administration de l'OIT.
2. La procédure est la suivante:
- une communication officielle parvient au Bureau, annonçant la mise en route d'une nouvelle étude à l'échelle du système ou d'une étude propre à l'OIT. Elle pourra contenir un questionnaire, demander des premiers commentaires ou proposer des réunions entre les fonctionnaires compétents de l'OIT et les inspecteurs et les auteurs du rapport, ainsi qu'avec d'autres membres du personnel du CCI;
- les unités intéressées de l'OIT sont invitées à fournir des informations et des données ou, si besoin est, à prêter assistance pour remplir le questionnaire;
- les programmes des réunions avec les inspecteurs sont organisés en coopération avec les unités intéressées. Les inspecteurs peuvent être accompagnés d'un ou de plusieurs attachés de recherche, ou d'un ou de plusieurs assistants de recherche du CCI;
- le suivi de ces réunions consiste d'ordinaire à envoyer un complément d'informations, des documents et autres matériels;
- en cas de visites sur le terrain, les services extérieurs de l'OIT sont informés et mis au courant autant que de besoin;
- le projet de rapport, dès qu'il est reçu, est distribué pour commentaires, observations et corrections rédactionnelles ou factuelles, s'il y a lieu, aux unités intéressées, et leurs observations sont regroupées et communiquées au CCI;
- le rapport final est transmis pour examen aux unités intéressées qui devront vérifier que les vues de l'OIT sont dûment prises en compte et présenter des commentaires principalement sur les implications pour l'OIT des recommandations figurant dans le rapport. Ces commentaires sont regroupés et utilisés au moment voulu en tant que contribution de l'OIT aux commentaires du Comité administratif de coordination (CAC) sur le rapport du CCI;
- dès réception des commentaires du CAC, le Bureau prépare à l'intention de la commission compétente du Conseil d'administration un document qui met en évidence les principaux éléments du rapport et comprend une liste complète de ces recommandations, assortie, le cas échéant, d'observations du Directeur général;
- la commission compétente du Conseil d'administration examine le rapport du CCI et présente ses recommandations au Conseil d'administration, qui formule des observations et prend les décisions qu'il juge appropriées;
- des exemplaires de tous les rapports propres à l'Organisation sont transmis aux unités intéressées de l'OIT pour information et utilisation selon les circonstances;
- une fois par an, les commentaires et décisions du Conseil d'administration sur les rapports du CCI sont adressés à l'Organisation des Nations Unies, et des exemplaires sont communiqués au CCI.
1. Paragr. 5 du document GB.271/PFA/7/4 et paragr. 99 du document GB.271/10/1.
2. Voir annexe I du présent document: rapport du Corps commun d'inspection, supplément no 34, document A/52/34.
3. Documents GB.205/PFA/8/2, GB.209/PFA/2/7 et GB.212/PFA/5/5.